Privacyverklaring

In werking vanaf 25 mei 2018

 

Deze Privacyverklaring biedt u gedetailleerde informatie in verband met de bescherming van uw persoonsgegevens door de FOD Binnenlandse Zaken (« wij»).

Wij zijn de verantwoordelijken voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van onze opdrachten.  Het doel van deze Privacyverklaring is u te informeren over de persoonsgegevens die wij gebruiken, de redenen waarvoor wij deze gegevens gebruiken en delen, hoelang we ze bewaren en de uitoefeningsmodaliteiten van uw rechten betreffende deze gegevens.

Indien nodig wordt u nadere informatie verschaft wanneer u één van onze bijzondere toepassingen gebruikt.

 

1. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

 

De 4 wettelijke missies van de FOD zijn krachtens onze  bestuursoverkomst:   

 

  • De veiligheid van de burger en de bescherming van het private en openbare patrimonium;
  • De registratie en de identificatie van de natuurlijke personen;
  • De uitoefening van bepaalde rechten verbonden aan het burgerschap en meer bepaald de organisatie van democratische verkiezingen;
  • Het beheer van de migratie en het asiel.

 

Daarnaast dient de FOD Binnenlandse Zaken in zijn dagelijkse werking eveneens persoonsgegevens te verwerken:

  • voor doeleinden tot bestuur van het personeel;
  • met betrekking tot het beheer van zijn verschillende leveranciers.

 

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

 

Wij verzamelen en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die nodig zijn in het kader van onze wettelijke opdrachten,  opdrachten van openbaar belang of opdrachten die ons in staat stellen u te informeren en/of u te antwoorden, in het bijzonder  wanneer u een online formulier invult, zich abonneert op een nieuwsbrief, of naar de verschillende pagina's van onze websites surft.

 

  • identificatiegegevens(bijv.: naam, identiteitskaart- en paspoortnummers, nationaliteit, geboorteplaats en -datum, foto, IP-adres...);
  • contactgegevens (bijv.: post- en e-mailadres, telefoonnummer...);
  • familiale situatie (bijv.: burgerlijke stand,aantal kinderen...); 
  • informatie met betrekking tot opleiding en tewerkstelling (bijv.: opleidingsniveau, beroep, naam van de werkgever, verloning...);
  • biometrische gegevens (vingerafdrukken) bijvoorbeeld in het kader van identificatie- en veiligheidsdoeleinden;
  • gegevens over uw interacties met ons via onze websites, onze applicaties, telefoongesprekken, e-mails, interviews.
  • videobewakingsgegevens (om veiligheidsredenen wanneer u onze kantoren bezoekt));
  • gegevens verstrekt door de officiële overheden (bijv.: voor identificatie- en veiligheidsdoeleinden);
  • gerechtelijke gegevens.
  • gegevens betreffende de administratieve sancties 

 

Indien u ons een feedbackformulier of een aanvraagformulier stuurt, verwerken wij de nodige informatie om contact met u te kunnen opnemen, dit wil zeggen, uw naam, adres, land, telefoonnummer, e-mailadres en andere gegevens in uw aanvraag of uw commentaren.

Indien de wetgeving dit ons oplegt of wanneer dit voortvloeit  uit uw toedoen (bijv.: u vermeldt dit soort informatie in uw brieven), en eventueel mits uw voorafgaande toestemming wanneer dat nodig blijkt, verzamelen wij gevoelige gegevens zoals gezondheidsgegevens, gegevens over raciale of ethnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van vakbonden, genetische gegevens of gegevens betreffende uw seksleven of seksuele voorkeur. 

De gegevens die wij gebruiken kunnen rechtstreeks worden verzameld bij u of verkregen worden via één van de volgende bronnen, om onze databanken te verifiëren of aan te vullen:

  • publicaties/databanken beschikbaar gemaakt door officiële instanties (bijv. Belgisch Staatsblad);
  • databanken die door derde partijen publiek gemaakt zijn.
  • Uitwisselingen van persoonsgegevens tussen overheden en openbare en private instellingen in het kader van hun opdrachten van algemeen belang overeenkomstig de wetgeving.

 

3. Op welke basis gebruiken wij uw persoonsgegevens?

 

  • Om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • Voor de vervulling van een taak van algemeen belang dan wel voor een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag;
  • In het kader van een contractuele relatie; 
  • Op basis van uw toestemming betreffende de verwerkingen die u worden voorgesteld bovenop onze wettelijke opdrachten (zoals het versturen van nieuwsbrieven, uw inschrijving voor de toepassing Be-Alert die door het Crisiscentrum ter beschikking wordt gesteld, de uitwerking van een familienoodplan door middel van de toepassing die te uwer beschikking wordt gesteld door het Crisiscentrum,....)

 

Indien u meer informatie wenst over de specifieke wettelijke opdrachten van elk van de directies en entiteiten waaruit ons departement is samengesteld, verzoeken wij u hun respectieve websites te raadplegen.

 

4. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

 

Geen enkele gegevensoverdracht buiten de Europese Economische Ruimte ("EER") zal worden uitgevoerd behoudens wettelijke verplichtingen en middels de garanties vereist krachtens de Europese Verordening Gegevensbescherming EU 2016/679. 

 

Teneinde de voornoemde doeleinden te vervullen, verspreiden wij uw persoonsgegevens uitsluitend:

  • naar de entiteiten van de FOD Binnenlandse Zaken ;
  • in het kader van uitwisselingen van persoonsgegevens tussen overheden en openbare en private instellingen in het kader van hun opdrachten van algemeen belang overeenkomstig de wetgeving;
  • bestemd voor bepaalde gereglementeerde beroepen, waarvan is toegestaan om te worden ingelicht, zoals advocaten, notarissen, deurwaarders.

Wij hebben eveneens toegang tot de gegevens die op onze sites worden verzameld.  De webmaster stuurt de feedbackformulieren en informatieaanvragen door naar de betrokken persoon of dienst binnen ons departement.  De persoonsgegevens hierin worden slechts verwerkt door onze personeelsleden en worden niet verspreid naar derden, behalve voor verificatiedoeleinden.

Uw e-mailadres, uw gebruikersnaam of uw paswoord worden in geen enkel geval meegedeeld aan andere overheden of derde partijen, behalve indien u hiervoor de uitdrukkelijke toestemming geeft.

 

5. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

 

Als federale overheid zijn wij onderworpen aan de wet betreffende de archieven van 24 juni 1955 (gewijzigd bij wet van 19 mei 2009) en kunnen wij de documenten in ons bezit dus niet vrij vernietigen.  Wanneer de documenten van een openbaar bestuur bovendien geen administratief en/of juridisch nut meer hebben, kunnen zij evenwel een historisch, wetenschappelijk of statistisch belang hebben.  Zij worden dan overgezonden naar het Rijksarchief. 

 

In dat opzicht worden de administratieve documenten in onze bezit voor welbepaalde duur, in samenwerking met het Rijksarchief, bewaard in archiefselectielijsten die u hier kan raadplegen.

 

Voor de documenten die niet zijn opgenomen in deze selectielijsten, bepalen wij de bewaringsduur volgens objectief vastgestelde criteria, met name voor de langst noodzakelijke duur met inachtneming van de toepasbare wettelijke en reglementaire bepalingen, of rekening houdend met bepaalde operationele verplichtingen zoals het beheer van eventuele geschillen of de aanvragen van de controlerende instantie.

 

Anderzijds registreren wij eveneens de elektronische communicaties (zoals de e-mails, SMS, antwoordapparaat of andere gelijkaardige technologie) die u heeft met onze call center en onze personeelsleden, en in sommige gevallen uw telefoongesprekken (bijvoorbeeld de telefoonoproepen naar de permanentie van het crisiscentrum) om het bewijs te bewaren van de uitwisselingen die hebben plaatsgevonden tijdens deze communicaties, met inbegrip van de inhoud van deze communicaties (met name de adviezen die wij geven).

Wij bewaren de opnames van de elektronische communicaties, en in bepaalde gevallen telefonische communicaties, zolang wettelijk vereist of toegestaan is,  met name gedurende de periode waarin een geschil kan ontstaan naar aanleiding van deze communicaties.

 

6. Cookies

Onze websites gebruiken «cookies», met name kleine informatiedeeltjes die op uw computer worden opgeslagen door uw browser.   Wij gebruiken slechts cookies die een laag risico inhouden voor de betrokken internetgebruiker en die geen enkele toestemming vereisen van de internetgebruiker.  De cookies die gebruikt worden door onze websites zijn van tijdelijke aard en worden dus verwijderd zodra u uw browser sluit, behalve de «cookie» van de taalkeuze, die gedurende één jaar wordt bewaard, de «statistische cookie», om statistieken te maken van de websitebezoeken teneinde intern de capaciteit te beheren en onze websites te kunnen blijven verbeteren (uw browser, uw exploitatiesysteem, uw beeldschermresolutie, de externe website die u heeft doorgestuurd naar onze websites, de pagina's die u geraadpleegd heeft, de datum en het uur waarop u iedere pagina geraadpleegd heeft, de opzoeking die u naar het bezoek van onze websites heeft geleid en het feit dat u een nieuwe bezoeker of een terugkerende bezoeker bent enz....).  Deze informatie is niet gelinkt aan uw persoon en zal nooit gebruikt worden om een burgerprofiel aan te maken.

In uw browser kan u het gebruik van cookies desactiveren. De instelling van de  parameters van uw browser op het weigeren van cookies, zal er evenwel voor zorgen dat bepaalde functionaliteiten, pagina's en ruimtes op de site niet meer toegankelijk zullen zijn. Hiervoor zijn wij  niet verantwoordelijk.

 

Indien u de cookies wenst te blokkeren, kunt u dit doen voor de browser die u gebruikt:

 

 

7. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen? 

In overeenstemming met de toepasbare regelgeving en behoudens wettelijke afwijkingen, beschikt u over verschillende rechten, met name:

 

  • Recht op toegang: u kunt informatie krijgen over de verwerking van uw persoonsgegevens en een kopie verkrijgen van deze persoonsgegevens. Deze informatie wordt gepreciseerd in artikel 13 en 14 van de Europese verordening en betreft met name de doeleinden en de juridische basis van de gegevensverwerking, de gegevenscategorieën, de bestemmelingen en, indien mogelijk, de bewaartermijn, het bestaan van rechten in het voordeel van de betrokken persoon en de mogelijkheid voor de betrokken persoon om een bezwaar in te dienen bij de controleautoriteit.  

 

  • Recht op rectificatie: als u meent dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u vragen dat deze persoonsgegevens worden aangepast.

 

  • Recht op gegevenswissing: u kan het wissen van uw persoonsgegevens eisen, behalve als de verwerking ervan opgelegd is bij wet of in het kader van een opdracht van openbaar belang of nog om de uitvoering van de vrijheid van meningsuiting en informatie mogelijk te maken, als de verwerking noodzakelijk is met het oog op wetenschappelijke, statistische of historische archivering en rekening houdend evenwel met de regels betreffende de volgens objectieve criteria vastgelegde bewaringsduur.  

 

  • Recht op beperking van de verwerking: u kan de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens vragen indien u uw recht op bezwaar uitoefent, indien u de juistheid van de gegevens betwist, indien de verwerking ervan onrechtmatig is of indien u de gegevens nodig hebt voor de vaststelling, de uitoefening of de onderbouwing van uw rechtsvorderingen. Dit betekent dat de verwerking van uw gegevens enigszins "opgeschort" zal zijn, behoudens uitzonderingen.

 

  • Recht op verzet: u kan bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.  

 

  • Recht op het intrekken van uw toestemming: indien de verwerking van uw persoonsgegevens enkel op uw toestemming berust, hebt u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken.

 

Wij stellen een online formulier ter uw beschikking waarbij u indien nodig deze rechten kan doen gelden en waartoe u toegang hebt door hier te klikken

 

8. Veiligheid

Wij verbinden ons ertoe alle gepaste technische en organisatorische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, de niet-gemachtigde wijziging of toegang, het onrechtmatig gebruik, de beschadiging of de bekendmaking.

Hiervoor gebruiken wij beveiligingstechnieken en -procedures waarover wij om veiligheidsredenen geen details vermelden op deze pagina.

 

9. Hoe kan u kennis nemen van de wijzigingen die aan deze Privacyverklaring werden aangebracht?

  

In een wereld die in constante technologische evolutie is, zullen wij de Privacyverklaring geregeld bijwerken.  Op onze websites kan u de laatste versie van dit document raadplegen.

Bovendien kunnen er, gelet op de pluraliteit  en de diversiteit van de door de FOD Binnenlandse Zaken uitgevoerde opdrachten, ook specifieke privacyverklaringen of policies aangenomen worden door de verschillende algemene directies en eenheden die het departement vormen. Deze kunnen geraadpleegd worden op hun respectieve websites.

 

Deze privacyverklaring werd laatst gewijzigd en herzien op 25 mei 2018. 

 

11. De Data Protection Officer (DPO)

Indien u vragen hebt betreffende het gebruik van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met onze data protection officer.

Gelet op de grote diversiteit van de opdrachten van de FOD Binnenlandse Zaken en om rekening te houden met de specificiteit en het gevoelige karakter van sommige databanken die wij beheren, werden er verschillende DPO's aangewezen binnen onze organisatie. Dit gebeurde als volgt:

  • 1 DPO Binnenlandse Zaken, verbonden aan de FOD Binnenlandse Zaken die alle materies behandelt waarvoor geen specifieke DPO is aangeduid (zie hieronder):

    Ter attentie van de DPO IBZ
    FOD Binnenlandse Zaken
    Park Atrium – Koloniënstraat 11
    1000 Brussel

 

  • 1 DPO verbonden aan PNR/Belpiu (Databank passagiers):

    Ter attentie van de DPO BELPIU (dienst PNR)
    FOD Binnenlandse Zaken, AD Crisiscentrum 
    Leuvenseweg 1
    1000 Brussel

 

  • 1 DPO verbonden aan de Algemene Directie van de Instellingen en de Bevolking (met name belast met het Rijksregister):

    Ter attentie van de DPO ADIB
    FOD Binnenlandse Zaken
    Park Atrium – Koloniënstraat 11
    1000 Brussel

 

  • 1 DPO verbonden aan de Dienst Vreemdelingenzaken:

    Ter attentie van de DPO
    Dienst Vreemdelingenzaken
    Antwerpsesteenweg 59B
    1000 Brussel

 

  • 1 DPO verbinden aan het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen

    Ter attentie van de DPO (juridische dienst)
    Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen
    WTC II
    Koning Albert II-laan 26 A,
    1000 Brussel

 

  • 1 DPO verbonden aan de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen:

    Ter attentie van de DPO
    Raad voor Vreemdelingenbetwistingen
    Gaucheretstraat 92-94
    1030 Brussel

 

  • 1 DPO verbonden aan de Vaste Commissie van/voor Taaltoezicht:

    Ter attentie van de DPO
    Vaste Commissie van/voor Taaltoezicht
    Warandeberg 4
    1000 Brussel

 

Om u te helpen bij de uitoefening van uw rechten, stellen wij een uniek contactformulier ter uw beschikking (zie punt 7). Wanneer u dit formulier gebruikt, zal uw verzoek automatisch naar de gepaste DPO doorgestuurd worden.