Assistant administratif gestion/données et agent guichet (m/f/x)

Vous avez envie de vous investir dans une fonction remplie de challenges ? Vous désirez travailler pour un organisme s'occupant et étant proche du citoyen ? La Direction générale Identité et Affaires citoyennes (DGIAC) est à la recherche d'un assistant administratif pour son service Gestion et Contrôle des données du Registre national et d'un agent de guichet pour son service Helpdesk Direction Support for Identity (Helpdesk DSI).

Fonction 1 : En tant qu'assistant administratif au sein du service Gestion et Contrôle des données du Registre national vos tâches et responsabilités sont les suivantes :

• Vous êtes le point de contact pour les communes et partenaires externes et vous enrichissez les dossiers des personnes physiques conformément aux instructions sur les types d’informations.
• Vous accompagnez les communes et partenaires externes dans leurs demandes diverses liées à la gestion des dossiers des personnes physiques, que ce soit au niveau juridique, ICT ou autre.
• Vous restez informé des développements techniques et des réglementations pertinentes pour votre fonction via les instructions, les notes de service et les réunions d’équipe et appliquez chaque changement en fonction des demandes.
• Vous vous impliquez dans les projets gérés par le service.
• Vous vous investissez dans les tâches et missions du service telles que l’exécution des travaux statistiques, la création de tickets, etc.
• Vous participez aux réunions internes et partagez vos connaissances et votre expertise.
• Vous travaillez dans le respect des dispositions légales et du RGPD.
• Vous offrez votre soutien dans le cadre des élections que la Direction Institutions et Affaires Citoyennes organise.

Fonction 2 : En tant qu'agent de guichet au sein du Helpdesk Direction Support for Identity, vous serez employé au guichet par équipes consécutives afin d'assurer la disponibilité du service pendant les heures d'ouverture (du lundi au vendredi : 08h30 - 18h30 et samedi : 08h30 – 12h30). Vos missions et responsabilités sont les suivantes :

• Vous traitez les demandes de passeports d'urgence (4,5 heures) et de passeports de service. Vous délivrez les passeports demandés aux citoyens par l'intermédiaire du guichet central ou d'une commune.
• Vous activez et délivrez les cartes d'identité demandées par l'intermédiaire des communes dans le cadre de la procédure d'urgence de 4,5 heures.
• Vous acquérez et appliquez des connaissances pour les programmes BELPIC (demande et délivrance de cartes d'identité) et BELPAS (demande et délivrance de passeports).
• Vous traitez les appels des communes et des citoyens concernant les passeports et les cartes d'identité d'urgence.
• Vous délivrez des cartes d'identité provisoires aux citoyens éligibles.
• Vous analysez et enregistrez dans un système de fichiers numériques les demandes relatives à la banque de données des actes de l'état civil (BAEC).
• Vous vous tenez au courant des nouveaux développements techniques et des réglementations pertinentes pour votre fonction.

Horaire en tant qu'agent de guichet :

Le temps de travail est organisé sur la base d'une moyenne de 4 équipes par semaine. Cela correspond à un horaire à temps plein de 38 heures par semaine, calculé sur une période de référence de 4 mois.

Il existe deux types de shifts : 

- en semaine : de 8h30 à 18h30 (10h) 

- le samedi (en rotation) : de 8h30 à 12h30 (4h)

Le guichet ne ferme pas à midi. Toutefois, vous avez droit à une période de repos de 30 minutes pour toute période de travail de plus de 4 heures et 30 minutes

et de 60 minutes pour une représentation de 9 heures. 

Le repos doit être pris en concertation avec les autres collègues et en fonction des besoins de continuité du service.  

Le guichet est ouvert pendant les jours fériés du 02/11, 15/11 et 26/12, ainsi que les jours de pont. 

Attention : La fonction d'agent de guichet implique un contact direct et visuel avec le public. Dans ce cas, la réglementation (articles 7 et 8 de l’Arrêté Royal du 2 octobre 1937) impose que le membre du personnel ne porte aucun signe visible de convictions religieuses, philosophiques, politiques ni syndicales afin de représenter le service public de façon neutre lors de ces contacts.

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

Il y a 1 poste vacant d'assistant administratif au sein du service Gestion et Contrôle des données du Registre national et 1 poste en tant agent de guichet au sein du  Helpdesk Direction Support for Identity (Helpdesk DSI), de la Direction générale Identité et Affaires citoyennes (DGIAC) Park Atrium - 11, rue des Colonies - 1000 Bruxelles, du SPF Intérieur. 

La Direction Générale Institutions et Affaires citoyennes (DGIAC) regroupe des tâches et des compétences très différentes.

Les compétences de la DGIAC peuvent se subdiviser en deux grands domaines :

• les « Institutions », avec la Commission permanente de Contrôle linguistique, le Service du Protocole, la Commission d’accès aux documents administratifs ainsi que la Direction Législation.
• les « Affaires citoyennes », avec la Direction du Registre national des personnes physiques, le Service Population et Cartes d’identités et la Direction des Élections.

Le service Gestion et Contrôle des données du Registre national est chargé de :

• Accompagner les communes, l’Office des Etrangers et les Affaires Etrangères en ce qui concerne les mises à jour du Registre National.
• Offrir des explications et un soutien en ce qui concerne les mises à jour des structures du Registre national.
• Soutenir les communes en ce qui concerne l’organisation des élections fédérales.
• Exécuter les demandes de statistiques.

Pour cela, nous travaillons en collaboration avec divers services internes et externes tels que le service juridique, le SPF affaires étrangères, l’Office des étrangers, la BCSS, etc.

Le Helpdesk Support Identité effectue de nombreuses tâches. Elles peuvent être divisées en quatre catégories :

• DOCSTOP : Blocage des cartes d'identité perdues ou volées. Comme pour les cartes bancaires, les citoyens peuvent nous contacter pour faire bloquer un document d'identité perdu ou volé. La police nous faxe également les déclarations faites dans ses bureaux par les citoyens.
• Assister les communes tout au long du processus de demande, de production et de délivrance des cartes d'identité. Si un agent communal rencontre un problème technique ou a une question sur une procédure, il s'adresse à notre Helpdesk.
• Ce service répond aux questions que les citoyens posent sur l'eID, par exemple : ‘A quoi sert ma carte ?’  ‘Que dois-je faire si j'ai oublié mon code PIN ?’ ou ‘Combien coûte une Kids-ID ?’
• Enfin, nous assurons également un service continu, ce qui nous permet d'être les premiers à détecter les défaillances des applications ou des serveurs du Registre national et à y répondre rapidement.

Le SPF Intérieur

Sécurité, gestion de crise, prévention des incendies et des cambriolages, gestion du Registre national, organisation des élections, délivrance des cartes d'identité, gestion des flux migratoires… : autant de dossiers dont s'occupe le SPF Intérieur, bien que la liste soit en réalité plus longue encore.

Votre sécurité, notre métier. Le SPF Intérieur a pour mission de garantir la sécurité dans une société où les citoyens osent prendre des initiatives et cherchent à établir des liens. Sur le lieu de travail, nous misons aussi sur une culture d'organisation ouverte qui permet aux collaborateurs de contribuer aux réflexions et aux décisions, mais aussi de participer à l'action.

Notre SPF compte plus de 6.000 collaborateurs répartis sur les huit directions générales (Sécurité civile, Centre de Crise national, Office des étrangers, Sécurité & Prévention, Identité & Affaires Citoyennes, Innovation et Solutions digitales, Personnel & Organisation / Facility, Budget & Contrôle de gestion), les services de coordination et d'appui et les quatre services indépendants (le Commissariat général aux Réfugiés et aux Apatrides, le Conseil du Contentieux des Etrangers, la Commission permanente de Contrôle linguistique et les Services fédéraux des Gouverneurs).