Office manager CIPRA (m/v/x)

Opgelet:

Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Je maakt deel uit van de directie Kritieke Infrastructuur en Risicoanalyse van het Nationaal Crisiscentrum.

Je ondersteunt de projectmedewerkers en het management van de directie Kritieke Infrastructuur en Risicoanalyse voor de uitvoering en opvolging van diverse administratieve taken. Minstens de helft van de tijd zal je besteden aan projectmatige taken, de overige taken hebben betrekking op de continuïteit van de dienst door middel van ondersteuning van de dossierbeheerders, risicoanalisten, juristen en het management van de directie.

Mogelijke taken:

De directie geeft vorm en uitvoering aan een nieuw wetgevend kader met betrekking tot de kritieke entiteiten. Er wordt van jou verwacht dat je uitwerking geeft aan het project van de administratieve overgang naar dit nieuw wetgevend kader. Wat houdt dit in:

• Je stelt het papieren en digitale archief van de dienst op orde;
• Je creëert een online-omgeving op SharePoint met de basisdocumenten zodat deze raadpleegbaar zijn door jouw collega’s en eventueel ook door externe partners zoals bijvoorbeeld de sectorale overheden;
• Je past de bestaande templates van brieven aan die verzonden worden na een identificatieprocedure van kritieke entiteiten;
• Je werkt nieuwe templates uit op basis van de huisstijl;
• Je stelt een contactenlijst op voor de directie.

Je werkt het databeheer van de dienst verder uit.

• Je staat in voor het klassement en de archivering van documenten gekoppeld aan de werking van de dienst, door middel van coderen, scannen, archiveren en het bijwerken van databanken;
• Je geeft uitwerking aan het project postverwerking, je tekent uit hoe de inkomende en uitgaande post verwerkt, geregistreerd en gesorteerd dient te worden en voorziet hierover een communicatie binnen de directie.

De directie staat in voor de coördinatie van de Belgische Nationale Risicobeoordeling (BNRA), in het kader van dit project verleen jij een ondersteunende rol aan de risicoanalisten door de volgende taken uit te voeren en vorm te geven:

• Je stelt ook in dit kader een contactenlijst op en houdt deze up-to-date;
• Je voert testen uit van de applicatie waarin de data staan met betrekking tot de risicobeoordeling;
• Je haalt informatie uit de applicatie en verwerkt deze tot een samenhangend document op vraag van externe partnerdiensten;
• Je staat in voor de lay-out van rapporten en documenten.

Naast deze projecten zal je ook een deel van je werktijd besteden aan administratieve ondersteuning van de dienst.  

Mogelijke taken:

• Je stelt allerlei gevraagde nota’s, brieven, mededelingen en andere documenten op bestemd voor interne of externe gebruikers;
• Je zorgt voor de opvolging van diverse logistieke en administratieve secretariaatstaken, zoals de planning van de dienst en de registratie van verloven, telewerk, afwezigheden enz.;

Je werkt in principe tijdens de gebruikelijke kantooruren, met glijdend uurrooster tussen 7u30 en 18u30.
Telewerk is mogelijk in functie van de noden van de dienst.

Voor meer info over de jobinhoud kan je terecht bij:
Evelien Van Hooydonck (evelien.vanhooydonck@nccn.fgov.be)

Het Nationaal Crisiscentrum staat 24u/24 ten dienste van de federale regering op het vlak van de noodplanning, het interdepartementaal beheer van noodsituaties en het beheer van belangrijke evenementen.

 Zij verzamelt, analyseert en verspreidt op permanente basis relevante informatie aan de politieke overheden. Deze functie van actieve waakzaamheid zorgt ervoor dat de regering snel en precies kan interveniëren wanneer een situatie dit vereist. Bijkomend biedt het Nationaal Crisiscentrum zijn infrastructuur en expertise aan bij het interdepartementaal beheer en de coördinatie van noodsituaties op nationaal niveau.

 Voor meer informatie betreffende het Nationaal Crisiscentrum kan u de volgende website raadplegen: https://crisiscentrum.be/nl.

FOD Binnenlandse Zaken

Veiligheid, crisisbeheer, brand- en inbraakpreventie, beheer van het Rijksregister, organiseren van verkiezingen, uitreiken van identiteitskaarten, beheren van migratiestromen … FOD Binnenlandse Zaken doet het allemaal en nog veel meer.

Uw veiligheid, ons beroep. Als FOD Binnenlandse zaken creëren wij een veilige samenleving waar burgers initiatief durven nemen en verbinding zoeken met elkaar. Ook op de werkvloer streven wij naar een open organisatiecultuur waar jij als collega de ruimte krijgt om mee te denken of mee te beslissen, maar zeker ook om mee te doen.

Onze FOD telt meer dan zesduizend medewerkers verdeeld over de zes algemene directies (Civiele Veiligheid, Nationaal Crisiscentrum, Dienst Vreemdelingenzaken, Veiligheid & Preventie, Identiteit & Burgerzaken en Digitale Innovatie & Oplossingen), de overkoepelende stafdirecties, coördinatie- & ondersteuningsdiensten en de vier onafhankelijke diensten (Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen, de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, de Vaste Commissie voor Taaltoezicht en de Federale diensten van de Gouverneurs).

https://ibz.be/nl

Opgelet: deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Deze opdracht staat open voor ambtenaren van deze niveaus:  C

Generieke competenties:

• Samenwerken
• Resultaatgericht zijn
• Klantgericht zijn
• Wendbaar zijn
• Jezelf kennen

Technische competenties:

• Je beschikt over goede schrijfvaardigheden;
• Je communiceert vlot, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent vertrouwd met de klassieke informatica toepassingen;
• Je werkt zorgvuldig, autonoom en resultaatgericht.

Troeven:

• Je hebt praktische ervaring in de materie;
• Je hebt op zijn minst een passieve kennis van de andere taal;
• Je bent bereid opleidingen te volgen in de domeinen waarin je competenties ontwikkeld moeten worden.

Een goede motivatie is belangrijk.

Opgelet:

Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Duur van de opdracht: maximum 12 maanden.

Telewerk is mogelijk in functie van de noden van de dienst.

Contract: terbeschikkingstelling via een Talent Exchange-overeenkomst. Bij Talent Exchange-opdrachten behoud je je eigen functieniveau en loonpakket.

Aanstellingsvoorwaarden

Houder zijn van een veiligheidsmachtiging van het niveau Geheim of bereid te zijn een veiligheidscontrole en een veiligheidsonderzoek te ondergaan overeenkomstig de wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie, de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst. De meerderjarige personen die onder hetzelfde dak wonen, zullen, mits zij hiermee akkoord gaan, eveneens het voorwerp uitmaken van het veiligheidsonderzoek. 

Het afgeven van een positief veiligheidsadvies en vervolgens een voor jouw functie vereiste veiligheidsmachtiging door de Nationale Veiligheidsoverheid (NVO) (overeenkomstig de wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie, de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst), is een absoluut noodzakelijke voorwaarde om een functie op het NCCN te kunnen uitoefenen: je treedt enkel in dienst als, en vanaf het moment dat je een positief veiligheidsadvies hebt gekregen van de NVO en je zal enkel in dienst kunnen blijven als je de vereiste veiligheidsmachtiging verkrijgt en behoudt. 

Formaliteiten: Je bent bereid een veiligheidscontrole en een veiligheidsonderzoek te ondergaan overeenkomstig de wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie, de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst. De meerderjarige personen die met jou samenwonen, zullen mits zij hiermee akkoord gaan, eveneens het voorwerp uitmaken van het veiligheidsonderzoek. De gegevens en informatie die kunnen worden geraadpleegd, zijn beschreven in artikel 22sexies, §1, van de wet van 11 december 1998 wat de veiligheidsverificatie betreft, en in artikel 19 van de wet wat de veiligheidsmachtiging betreft.    

Veiligheidsverificatie: Je zal enkel in dienst kunnen treden als je over een positief veiligheidsadvies beschikt.  

Veiligheidsonderzoek (indien je niet in het bezit bent van de nodige veiligheidsmachtiging): 

• Na jouw indiensttreding zal de NVO een veiligheidsonderzoek uitvoeren
• Na afloop van het veiligheidsonderzoek brengt de NVO een gemotiveerde beslissing uit over het al dan niet toekennen van de voor jouw functie vereiste veiligheidsmachtiging 
• Je zal enkel in dienst kunnen blijven als je de veiligheidsmachtiging verkrijgt en behoudt 
• De NVO kan de machtiging intrekken 
• Overeenkomstig de wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie, de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst, kan je, in voorkomend geval, beroep aantekenen tegen een negatieve beslissing van de NVO. 

1. Analyse van de competenties en de motivatie op basis van het cv en de motivatiebrief: gelieve je kandidatuur te beargumenteren op basis van de functiebeschrijving en om waar nodig je relevante vaardigheden te benadrukken
2. Gesprek (max. 1 uur): bespreking van je profiel, je competenties, je motivatie, je ervaring en je interesse voor de opdracht

Omdat er soms veel kandidaturen zijn die niet voldoen aan de selectiecriteria, kunnen we geen gevolg geven aan de kandidaturen van personen die niet bij de overheid werken.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Om je kandidaat te stellen, stuur je een motivatiebrief EN een recent cv naar jobs.NL@ibz.be met de referentie Office manager CIPRA.

De deelnemende organisaties van het Talent Exchange-netwerk zetten zich in voor diversiteit. Dit vertaalt zich in het aanmoedigen van talent met respect voor verscheidenheid, onafhankelijk van afkomst, gender, leeftijd, een eventuele handicap, levensbeschouwing,...