Office manager (m/f/x)

Attention:

Cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Vous faites partie de la Direction Infrastructures Critiques et Analyse de Risques du Centre de Crise National. Vous soutenez la direction dans l’exécution et le suivi de diverses tâches administratives.

Tâches possibles :

• Vous préparez toutes sortes de notes, lettres, communications et autres documents demandés et destinés à des utilisateurs internes ou externes ;
• Vous classez tous les documents administratifs liés aux activités du service (encodage, scannage, archivage, mise à jour des bases de données, etc.) ;
• Vous triez et traitez le courrier entrant ;
• Vous assurez le suivi de diverses tâches logistiques de secrétariat ;
• Vous mettez à jour le planning du service (enregistrement des congés, télétravail, absences, etc.) ;
• Vous assurez la planification et le rapportage des réunions périodiques de l’équipe ;
• Vous êtes responsable de la préparation administrative des dossiers de la direction et gérez l’agenda de la direction.

Vous travaillez en principe durant les heures normales de bureau, avec horaire flottant entre 7h30 et 18h30.

Le Centre de Crise National (NCCN)

La Direction Génréale du Centre de Crise National (NCCN) fait partie du SPF Intérieur. Le NCCN veille 24h/24 et 7j/7 à la sécurité de notre pays. En tant que point de contact national et international en matière d'alerte, le NCCN recueille et analyse tous les signalements susceptibles d'avoir un impact sur notre sécurité et il transmet ces informations aux instances compétentes.

Outre cette fonction de veille active, le NCCN contribue également à renforcer la résilience de notre société. Chaque année, nous menons des campagnes d'information préventive afin d'améliorer la connaissance au sujet des risques en Belgique et des bons réflexes face aux situations d'urgence. 

Au niveau national, nous sommes responsables de l'organisation et de la coordination de la planification d'urgence et de la gestion de crise. Le NCCN coordonne également la sécurité des grands événements et la protection des personnes et institutions en Belgique.

Le NCCN se positionne comme un partenaire fiable et neutre pour les autorités, les services de sécurité, les disciplines et les administrations afin de renforcer la sécurité et la résilience de notre pays. Cela se traduit par quatre missions centrales : assurer la vigilance active, favoriser la résilience, organiser la planification d’urgence et la gestion de crise au niveau national, et traiter les données des passagers dans le cadre de la lutte contre le terrorisme et la criminalité grave et organisée.

Pour plus d’informations concernant le Centre de Crise National, vous pouvez consulter le site web.

SPF Intérieur

Sécurité, gestion des crises, prévention des incendies et des cambriolages, gestion du Registre national, organisation et des élections, délivrance des cartes d'identité, gestion des flux migratoires... Le SPF Intérieur fait tout cela bien plus encore.

Votre sécurité, notre métier. En tant que SPF Intérieur, nous créons une société sûre où les citoyens osent prendre l'initiative et cherchent à se rapprocher les uns des autres. Sur le terrain également, nous aspirons à une culture organisationnelle ouverte où vous avez, en tant que collègue, l'espace nécessaire pour penser ou décider, mais aussi pour participer.

Notre SPF compte plus de 6.000 collaborateurs répartis entre les 6 directions générales (Sécurité civile, Centre de Crise National (NCCN), Office des étrangers, Sécurité et prévention, Identité et Affaires citoyennes, et Innovation et Solutions digitales), les directions générales du personnel, les services de coordination et de soutien et les quatre services indépendants (Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides, Conseil du contentieux de l'immigration, Commission permanente de contrôle linguistique et Services fédéraux des gouverneurs).

https://centredecrise.be/fr

Vous travaillez en tant que niveau B ou niveau C.

Compétences génériques:

• Vous êtes engagé et démontré de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises.
• Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, vous respectez la confidentialité et les engagements et vous évitez toute forme de partialité.
• Vous réagissez au stress en vous focalisant sur le résultat, en contrôlant vos émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique.
• Vous accompagnez les clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.

Compétences techniques:

• Vous communiquez couramment, tant à l’oral qu’a l’écrit.
• Vous êtes familier avec des applications informatiques classiques.

Atouts:

• Vous avez une expérience pratique dans le domaine concerné.
• Vous avez une connaissance de base (au moins passive) en néerlandais.
• Vous êtes disposé à suivre une formation dans les domaines où vos compétences doivent être développées.

Une bonne motivation est importante !

Attention:
Cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Attention:
Cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Durée de la mission: 12 mois au maximum.

Le régime de travail est à discuter, dans un souci de flexibilité.

Télétravail est possible selon les besoins du service.

Contrat: convention de mise à disposition Talent Exchange.

Vous conservez votre échelle de traitement et vos avantages actuels.

Conditions d'affectation

La délivrance d'un avis de sécurité positif et, ensuite, d’une habilitation de sécurité de niveau requis pour votre fonction, par l’Autorité Nationale de Sécurité (ANS) (conformément à la loi du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations, attestations et avis de sécurité), sont des conditions indispensables pour exercer une fonction au NCCN : vous n’entrerez en service que si et à partir du moment où vous obtenez un avis de sécurité positif de la part de l’ANS et vous ne serez maintenu en fonction que si vous obtenez et conservez l’habilitation de sécurité requise.

Formalités : Vous acceptez de vous soumettre à une vérification de sécurité et à une enquête de sécurité conformément à la loi du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations, attestations et avis de sécurité. Les personnes majeures, vivant sous votre toit, seront averties qu’elles feront, moyennant leur consentement, également l’objet d’une enquête de sécurité. Les données et informations qui peuvent être consultées sont décrites à l’article 22sexies, §1, de la loi du 11 décembre 1998 en ce qui concerne  la vérification de sécurité et à l’article 19 de la loi en ce qui concerne l’habilitation de sécurité.

Vérification de sécurité: Vous n’entrerez en service qu’en cas d’avis de sécurité positif.

Enquête de sécurité :
• Après votre entrée en service, l’ANS procédera à une enquête de sécurité
• A l'issue de l'enquête de sécurité, l’ANS statue par décision motivée sur l'octroi ou non de l'habilitation de sécurité requise par votre fonction 
• Vous ne serez maintenu en fonction que si vous obtenez et conservez l’habilitation de sécurité
• L'ANS peut retirer l’habilitation

• Conformément à la loi du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations, attestations et avis de sécurité, vous disposez d’un recours que vous pourrez le cas échéant faire valoir contre une décision négative de l’ANS.

1. Analyse des CV en fonction des compétences et de la motivation:
   Merci de bien argumenter votre candidature sur base de la description de fonction et de mettre en avant vos compétences transférables le cas échéant
2. Entretien (max. 1 heure): Si votre profil correspond à la fonction, vous serez invité pour un entretien. Durant cet interview, nous aborderons votre profil, vos compétences, votre motivation, votre expérience et votre intérêt pour la mission.

Vu le nombre parfois important de candidatures hors conditions, nous vous informons que nous ne donnerons pas suite aux candidatures de personnes qui ne font pas partie d’une organisation publique.

Attention:
Cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Pour postuler, envoyez une lettre de motivation ET un cv récent à Jobs.fr@ibz.be en précisant l'intitulé du poste. Veuillez également indiquer dans quelle organisation vous travaillez actuellement ainsi que votre statut.

Les organisations participantes au réseau Talent Exchange s'engagent pour promouvoir la diversité. Cela se traduit par la promotion des talents dans le respect des différences indépendamment des origines, du genre, de l’âge, d’un éventuel handicap, des convictions personnelles, …