Office Manager CIPRA (m/f/x)

Attention:
Cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Vous faites partie de la Direction Infrastructures Critiques et Analyse des Risques du Centre National de Crise.

Vous venez en support aux collaborateurs de projets et au management de la Direction des infrastructures critiques et de l'analyse des risques pour la mise en œuvre et le suivi de diverses tâches administratives. Vous consacrez au moins la moitié du temps à des tâches liées aux projets, les autres tâches concernent la continuité du service en soutient des gestionnaires de dossiers, des analystes de risques, des juristes et de la direction du conseil d'administration.

Tâches possibles :

La direction élabore et met en œuvre un nouveau cadre législatif concernant les entités critiques. Vous êtes appelé à développer le projet de transition administrative vers ce nouveau cadre législatif. Qu'est-ce que cela signifie:

• Vous êtes en charge des archives papier et numériques du service
• Vous créez un environnement en ligne sur SharePoint avec les documents de base afin qu'ils puissent être consultés par vos collègues et éventuellement aussi par des partenaires externes tels que les autorités sectorielles
• Vous adaptez les modèles de courriers existants qui sont envoyés après une procédure d'identification des entités critiques
• Vous développez de nouveaux modèles basés sur l'identité de l'entreprise
• Vous établissez une liste de contacts pour la direction

Vous développez davantage la gestion des données du service.

• Vous êtes responsable du classement et de l'archivage des documents liés au fonctionnement du service, à travers le codage, la numérisation, l'archivage et la mise à jour des bases de données
• Vous élaborez le projet de traitement du courrier, vous déterminez comment le courrier entrant et sortant doit être traité, enregistré et trié et vous assurez la communication à ce sujet au sein de la direction.

La direction est responsable de la coordination de l'évaluation nationale des risques belge (Belgian National Risk Assessment - BNRA), dans le cadre de ce projet, vous apportez un rôle de soutien aux analystes de risques en réalisant les tâches suivantes :

• Vous établissez également une liste de contacts dans ce cadre et la maintenez à jour
• Vous effectuez des tests sur l'application qui contient les données relatives à l'évaluation des risques
• Vous récupérez les informations de l'application et les traitez en un document cohérent à la demande de services partenaires externes
• Vous êtes responsable de la mise en page des rapports et des documents.

En plus de ces projets, vous consacrerez également une partie de votre temps de travail au support administratif du service.

Tâches possibles :

• Vous préparez toutes sortes de notes, lettres, communications et autres documents demandés destinés aux utilisateurs internes ou externes
• Vous assurez le suivi de diverses tâches de secrétariat logistique et administratif, telles que la planification du service et l'enregistrement des congés, du télétravail, des absences, etc.

En principe, vous travaillez pendant les heures normales de bureau, avec un horaire flexible entre 7h30 et 18h30.

Le télétravail est possible selon les besoins du service.

Pour plus d’informations sur le contenu du poste, veuillez contacter :

Evelien Van Hooydonck (evelien.vanhooydonck@nccn.fgov.be)

Pour postuler, envoyez une lettre de motivation ET un cv récent à frédéric.poncelet@ibz.be en mentionnant la référence Office manager CIPRA

Centre de Crise National

La direction Affaires internationales vise à créer un réseau et à garantir une communication aisée entre les acteurs internationaux qui sont impliqués dans la gestion de crise, afin de mettre en place de bonnes relations et une coopération internationale forte. Le service tient lieu de point de contact au niveau international et il met sa connaissance des questions internationales au service des autres directions du Centre de crise. Il intervient en soutien des autres directions pour l'aspect international des dossiers.

La direction Affaires internationales s'occupe aussi de la coordination interne du suivi des dossiers internationaux et elle assure les contacts avec les partenaires internationaux du Centre de crise.

Le Centre de crise national (NCCN) fait partie du SPF Intérieur. Le NCCN est 24h/24 et 7j/7 au service de différentes instances gouvernementales et services d'urgence. Il développe une stratégie globale afin de renforcer la sécurité et la résilience des Belges.

Il organise la planification d'urgence et la gestion de crise au niveau national. Il collabore également avec des partenaires internationaux et des organisations partenaires (UE, OTAN, NU, ...).

En tant que point de contact national et international en matière d'alerte, le NCCN assure une vigilance active et il recueille et analyse les informations relatives à la sécurité du pays et il les transmet aux instances compétentes. Il coordonne en outre la
sécurité lors de grands événements et la protection des personnes et institutions en Belgique. Le NCCN mène une analyse des risques nationales et il est le point de contact national et international pour les infrastructures critiques.

En bref, 4 missions sont au cœur du NCCN : exercer une surveillance active, renforcer la résilience de notre société, organiser la planification d'urgence et la gestion de crise au niveau national et traiter les données de passagers dans le cadre de la lutte contre le terrorisme et la criminalité grave. 

SPF Intérieur

SPF Intérieur

 Sécurité, gestion des crises, prévention des incendies et des cambriolages, gestion du Registre national, organisation et des élections, délivrance des cartes d'identité, gestion des flux migratoires... Le SPF Intérieur fait tout cela et bien plus encore.

Votre sécurité, notre métier. En tant que SPF Intérieur, nous créons une société sûre où les citoyens osent prendre l'initiative et cherchent à se rapprocher les uns des autres. Sur le terrain également, nous aspirons à une culture organisationnelle ouverte où vous avez, en tant que collègue, l'espace nécessaire pour penser ou décider, mais aussi pour participer.

 Notre SPF compte plus de cinq mille collaborateurs répartis entre les six directions générales (Sécurité civile, Centre de Crise National (NCCN), Office des étrangers, Sécurité et prévention, Identité et affaires citoyennes et Innovations et solutions digitales), les directions générales du personnel, les services de coordination et de soutien et les quatre services indépendants (Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides, Conseil du contentieux de l'immigration, Commission permanente de contrôle linguistique et Office fédéral des gouverneurs).

https://www.ibz.be/fr

Attention: cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Cette mission est ouverte aux fonctionnaires fédéraux des niveaux suivants: C

Compétences génériques :

• Collaborer
• Être orienté sur les résultats
• Etre orienté client
• Faire preuve d’agilité
• Se connaître

Compétences techniques :

• Vous avez de bonnes capacités en communication écrite
• Vous communiquez facilement, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Vous possédez une bonne maîtrise des applications informatiques classiques
• Vous travaillez avec soin, de manière autonome et axé sur les résultats

Atouts :

• Vous avez déjà une expérience pratique dans la matière
• Vous avez au moins une connaissance passive de l'autre langue
• Vous êtes disposé à suivre une formation dans les domaines dans lesquels vos compétences doivent être développées.
• Une bonne motivation est importante

Attention: cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Durée de la mission: 12 mois au maximum.

Télétravail possible.

Contrat: convention de mise à disposition Talent Exchange. Lors de missions Talent Exchange, vous conservez votre propre niveau de fonction et package salarial.

1. Analyse des compétences et de la motivation sur base du CV et de la lettre de motivation:
   Merci de bien argumenter votre candidature sur base de la description de fonction et de mettre en avant vos compétences pertinentes le cas échéant
2. Entretien (max. 1 heure): discussion relative à votre profil, vos compétences, votre motivation, votre expérience et votre intérêt pour la mission

Vu le nombre parfois important de candidatures hors conditions, nous vous informons que nous ne donnerons pas suite aux candidatures de personnes qui ne font pas partie d’une organisation publique.

Attention: Cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et aux fonctionnaires en contrat à durée indéterminée des organismes participants de ce réseau.

 Pour postuler, envoyez une lettre de motivation ET un cv récent à frédéric.poncelet@ibz.be en mentionnant la référence Office Manager CIPRA

Les organisations participantes au réseau Talent Exchange s'engagent pour promouvoir la diversité. Cela se traduit par la promotion des talents dans le respect des différences indépendamment des origines, du genre, de l’âge, d’un éventuel handicap, des convictions personnelles, …