Assistant administratif pour le Commissariat général aux réfugiés et apatrides (m/f/x)

Cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

En tant qu'assistant administratif au Commissariat général aux Réfugiés et aux Apatrides (CGRA), VOUS FAITES LA DIFFÉRENCE !

Chaque année, le CGRA traite des milliers de dossiers de personnes qui demandent une protection internationale ; ces dossiers sont traités par les officiers de protection. Naturellement, ceux-ci ont besoin d’un soutien administratif et c'est là que vous, en tant qu'assistant administratif, faites la différence.

Nous recherchons des assistants administratifs polyvalents qui aiment les défis, prennent des initiatives et aiment aider les clients/citoyens.

Ce sont des emplois variés et passionnants.

En tant qu'assistant administratif polyvalent au CGRA, vous pouvez être affecté au helpdesk Accueil et aux services de support administratif suivants :

• Le helpdesk Réfugiés reconnus et apatrides, qui délivre des documents aux réfugiés reconnus et aux apatrides reconnus ;
• Le service Dispatching, qui fournit un soutien administratif direct dans le processus décisionnel ;
• Le service Création & Correspondance, qui fournit également un soutien administratif direct dans le processus décisionnel ;
• Le secrétariat du service juridique (FR + NL), qui fournit un soutien administratif dans le cadre de la défense des décisions du CGRA lors des recours.

 1. Le helpdesk Accueil

Ce helpdesk est responsable de l’accueil des demandeurs d’une protection internationale (demandeurs d’asile), des avocats et des tierces personnes au CGRA. Aux demandeurs d’une protection internationale le helpdesk fournit une assistance administrative dans le cadre de la procédure d’asile ainsi que des informations en général. Le helpdesk est principalement chargé d’accueillir les demandeurs au balie situé à l'entrée du CGRA (à l’arrière du bâtiment).

En tant que collaborateur de l’Accueil, vos tâches sont notamment les suivantes :

• L’accueil cordial et professionnel des demandeurs qui se présentent à un entretien, ainsi que des visiteurs spontanés ;
• La réception et la restitution des documents ;
• La réception des changements d’adresse et leur gestion sur le plan administratif ;
• La délivrance d’informations sur les procédures aux clients directement au guichet, ou leur orientation vers d’autres services/instances ;
• Le support aux officiers de protection (les gestionnaires de dossiers) durant les entretiens : accompagner les avocats, les tuteurs ou les personnes de confiance qui se présentent en retard, et prendre des copies ;

Remarques :

• Cette fonction implique un contact direct et visible avec le public. Dans ce cas, la réglementation (articles 7 et 8 de l’Arrêté royal du 2 octobre 1937) exige que le membre du personnel ne porte aucun signe visible de convictions religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales afin de représenter le service public de manière neutre lors de ces contacts.
• Horaires de travail flottants sur une semaine de 38 heures, avec un début de journée de travail au plus tard à 8 h 00.
• Un dépistage de la tuberculose est effectué au moyen d’un test intradermique avant que les personnes commencent à exercer des fonctions de première ligne.

 2. Les autres services administratifs susmentionnés (*)

En tant que collaborateur administratif dans l’un de ces services, vous serez amené(e) à effectuer notamment les tâches suivantes :

• La prise de connaissance et le suivi de la correspondance ;
• L’interprétation et l’encodage des données dans la base de données ;
• La préparation et la clôture de certains dossiers sur le plan administratif ;
• L’organisation du planning des entretiens des officiers de protection ;
• L’envoi des convocations et des décisions ;
• La préparation des dossiers pour les décisions faisant l’objet d’un recours devant le Conseil du contentieux des étrangers ;
• La délivrance de documents aux réfugiés reconnus et aux apatrides reconnus ;
• La gestion du classement interne ;
• …

(*) vous pouvez obtenir une description plus détaillée de ces services et des descriptions de postes

Le Commissariat Général aux Réfugiés et aux Apatrides (CGRA) fait partie, avec l'Office des étrangers (OE) et le Conseil du Contentieux des étrangers (CCE), des instances chargées de l'asile et de la migration.    

Le Commissariat Général aux Réfugiés et aux Apatrides (CGRA) est une administration fédérale indépendante.

La mission principale du CGRA est d’offrir une protection aux demandeurs d’asile qui, en cas de retour dans leur pays d’origine, courent un risque de persécution ou d’atteinte grave. Le commissaire général statue en premier lieu sur l’octroi du statut de réfugié pour le demandeur de protection internationale. En cas de non octroi, il examine alors l’octroi d’une protection subsidiaire au demandeur de protection internationale. Dans cette perspective, le CGRA étudie chaque demande de protection internationale de manière individuelle, objective et impartiale, selon les règles belges, européennes et internationales.

Le CGRA délivre également des documents d'état civil aux réfugiés reconnus et apatrides.

Le CGRA est l'instance d'asile centrale et est, depuis le 1 juin 2007, l'unique instance compétente pour l'examen des demandes d'asile.

Vous pouvez trouver plus d'informations et les dispositions légales en application sur le site du Commissariat général aux Réfugiés et aux Apatrides (www.cgra.be).

SPF Intérieur

Sécurité, gestion de crise, prévention des incendies et des cambriolages, gestion du Registre national, organisation des élections, délivrance des cartes d'identité, gestion des flux migratoires… : autant de dossiers dont s'occupe le SPF Intérieur, bien que la liste soit en réalité plus longue encore.

Votre sécurité, notre métier. Le SPF Intérieur a pour mission de garantir la sécurité dans une société où les citoyens osent prendre des initiatives et cherchent à établir des liens. Sur le lieu de travail, nous visons aussi une culture d'organisation ouverte qui permet aux collaborateurs de contribuer aux réflexions et aux décisions, mais aussi de participer à l'action.

Notre SPF compte plus de 6.000 collaborateurs répartis sur les six directions générales (Sécurité civile, Centre de Crise national, Office des Étrangers, Sécurité & Prévention, Identité & Affaires citoyennes, et Innovation et Solutions digitales), les directions d'encadrement, les services de coordination et d'appui, et les quatre services indépendants (le Commissariat général aux Réfugiés et aux Apatrides, le Conseil du Contentieux des Étrangers, la Commission permanente de Contrôle linguistique et les Services fédéraux des Gouverneurs).

Compétences comportementales

• Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Vous accompagnez les clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

 Compétence technique

• Vous avez de bonnes capacités de communication orale.

Une bonne motivation est également importante. Attention ! La motivation est considérée comme très importante pour le poste et pèse plus lourd dans la note finale.

Non requis, mais constituant un atout

• Vous avez une bonne connaissance de la deuxième langue nationale.
• Vous avez une bonne connaissance des applications informatiques les plus courantes (Word, Excel, Outlook, etc.).

Vous veillez à ce que votre service au public soit neutre et soit perçu comme tel. Lorsque vous êtes en contact avec le public, vous évitez de compromettre sa confiance dans votre totale neutralité, votre compétence et votre dignité. Pour ce faire, vous évitez toute parole, toute attitude et toute apparence qui pourraient nuire à cette confiance.

Attention ! Cette mission est temporaire et s'adresse uniquement aux salariés statutaires ou aux salariés en CDI employés par l'un des organismes participant au réseau Talent Exchange : https://www.talentexchange.be/fr/contact#membres

Cette mission offre l'opportunité de contribuer à la mise en place de projets innovants au sein d'une organisation en pleine croissance. Vous conservez votre grille salariale actuelle. Le SPF où vous êtes actuellement employé reste responsable du paiement de votre salaire.

Vous conservez vos avantages sociaux et votre salaire.

1. Analyse des CV répondant aux conditions de participation en fonction des compétences et de la motivation:
   Merci de bien argumenter votre candidature sur base de la description de fonction et de mettre en avant vos compétences transférables le cas échéant
2. Entretien (max. 1 heure): Si votre profil correspond à la fonction, vous serez invité pour un entretien. Durant cet interview, nous aborderons votre profil, vos compétences, votre motivation, votre expérience et votre intérêt pour la mission.

Vu le nombre parfois important de candidatures hors conditions, nous vous informons que nous ne donnerons pas suite aux candidatures de personnes qui ne font pas partie d’une organisation publique.

Cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Pour postuler, envoyez une lettre de motivation et un cv récent à frederic.poncelet@ibz.be en précisant l'intitulé du poste. Veuillez également indiquer dans quelle organisation vous travaillez actuellement ainsi que votre statut.

Les organisations participantes au réseau Talent Exchange s'engagent pour promouvoir la diversité. Cela se traduit par la promotion des talents dans le respect des différences indépendamment des origines, du genre, de l’âge, d’un éventuel handicap, des convictions personnelles, …